Olena przez cztery lata pracowała w Warszawie. W 2024 roku złożyła wniosek o stały pobyt w Niemczech. Wśród wymaganych dokumentów znalazło się zaświadczenie o niekaralności z każdego kraju, w którym mieszkała przez ostatnie 10 lat. Polska była na tej liście. Aktywny numer PESEL nie istniał. Profil Zaufany przestał działać. Polska strona rządowa była wyłącznie w języku polskim. Olena nie wiedziała, od czego zacząć.
Ta historia nie jest wymyślona – odzwierciedla setki pytań, które Lex Corporation otrzymuje co miesiąc od osób w dokładnie takiej sytuacji.
Jeśli mieszkałaś lub mieszkałeś w Polsce i teraz potrzebujesz zaświadczenia o niekaralności z Polski dla celów imigracyjnych, ten artykuł jest dla Ciebie. Wyjaśnimy wszystko po kolei, prostym językiem.
Dlaczego potrzebujesz zaświadczenia o niekaralności z Polski?
Wiele krajów wymaga od kandydatów do stałego pobytu zaświadczenia o niekaralności z każdego państwa, w którym mieszkali przez określony czas. To rutynowy dokument administracyjny – nie podejrzenie o nic.
Zagraniczne urzędy imigracyjne wymagają zaświadczenia o niekaralności z Polski – znanego jako KRK (Krajowy Rejestr Karny) – jeśli mieszkałeś lub pracowałeś w tym kraju przez co najmniej 6 miesięcy z rzędu (Kanada, Niemcy) lub łącznie 12 miesięcy (Australia). To samo dotyczy osób, które korzystały z ochrony tymczasowej po 24 lutego 2022 roku.
Krótko mówiąc: jeśli byłeś w Polsce wystarczająco długo, urząd imigracyjny w kraju docelowym będzie wymagał tego dokumentu – niezależnie od tego, czy miałeś kartę pobytu, czy korzystałeś z ochrony tymczasowej.
Dlaczego samodzielne uzyskanie KRK jest trudne dla obywateli Ukrainy i Białorusi?
Polska oferuje internetowy portal do uzyskania zaświadczenia o niekaralności, zwany e-KRK. Teoretycznie wygodny. W praktyce niedostępny dla większości obcokrajowców z trzech powodów.
Po pierwsze, portal wymaga Profilu Zaufanego – polskiego odpowiednika elektronicznego podpisu do usług rządowych online. Założenie go zazwyczaj wymaga aktywnego numeru PESEL i polskiego konta bankowego. Wiele osób, które wyjechały z Polski, po prostu nie może się zalogować.
Po drugie, dokument z e-KRK to plik w formacie XML z podpisem cyfrowym. Większość ambasad i urzędów imigracyjnych na świecie odrzuca ten format. Wymagają fizycznego, papierowego dokumentu z odciskiem pieczęci i podpisem. Na cyfrowym pliku XML nie można też umieścić Apostille.
Po trzecie, cały system działa wyłącznie w języku polskim.
Samodzielna droga online jest dla większości obywateli Ukrainy i Białorusi przebywających za granicą zamknięta.
Jakich dokumentów potrzebujesz? Sam paszport wystarczy
Dobra wiadomość: do złożenia wniosku przez pełnomocnika nie potrzebujesz numeru PESEL. Polskie prawo zezwala na złożenie wniosku o zaświadczenie o niekaralności z Polski na podstawie danych paszportowych.
Aby uzyskać zaświadczenie o niekaralności z Polski zdalnie, potrzebujesz wyłącznie paszportu oraz pełnomocnictwa (PoA) – dokumentu, który upoważnia wybranego pełnomocnika do działania w Twoim imieniu przed Krajowym Rejestrem Karnym. Podpisujesz go elektronicznie. Pełnomocnictwo jest zgodne z polskim prawem cywilnym (art. 98 Kodeksu cywilnego).
Dzięki temu omija Cię konieczność przyjazdu do Polski. Nie musisz logować się do żadnego krajowego portalu, a posiadanie polskiego konta bankowego staje się całkowicie zbędne.
Więcej o udzielaniu pełnomocnictwa zdalnie znajdziesz w naszym artykułe:Jak udzielić pełnomocnictwa z zagranicy przez internet
Które kraje wymagają zaświadczenia o niekaralności z Polski?
Niemcy
Niemcy wymagają od kandydatów do stałego pobytu (Niederlassungserlaubnis) dokumentacji czystej kartoteki ze wszystkich krajów zamieszkania. Jeśli mieszkałeś w Polsce przez co najmniej 6 miesięcy, urząd ds. cudzoziemców (Ausländerbehörde) zażąda polskiego zaświadczenia o niekaralności.
Irlandia
Irlandia wymaga zaświadczenia o niekaralności z krajów poprzedniego zamieszkania od osób, które przebywały poza jej granicami przez co najmniej 6 kolejnych miesięcy po ukończeniu 16. roku życia. Certyfikat powinien posiadać datę wystawienia przypadającą już po opuszczeniu danego kraju.
Kanada
Kanadyjski urząd IRCC wymaga zaświadczeń o niekaralności z każdego kraju, w którym kandydat mieszkał przez co najmniej 6 kolejnych miesięcy w ciągu ostatnich 10 lat od ukończenia 18. roku życia. Szczegółowe wytyczne dla Polski znajdują się na oficjalnej stronie rządu Kanady. Od momentu wystawienia dokumentu do chwili złożenia wniosku o stały pobyt nie może upłynąć więcej niż 6 miesięcy.
Oficjalne wytyczne IRCC dotyczące zaświadczenia z Polski.
Australia
Australia wymaga zaświadczeń o niekaralności z każdego kraju, w którym kandydat mieszkał łącznie przez 12 lub więcej miesięcy w ciągu ostatnich 10 lat, licząc od 16. roku życia. Dotyczy to wiz kwalifikacyjnych (skilled visas), wiz partnerskich i wiz sponsorowanych przez pracodawcę. Australijski urząd imigracyjny akceptuje dokument ważny przez 12 miesięcy od daty wystawienia.
Polska – zezwolenie na pobyt stały
Jeśli planujesz złożyć wniosek o stały pobyt w Polsce (np. po uzyskaniu statusu CUKR lub po 5 latach legalnego pobytu), polskie przepisy wymagają zaświadczenia o niekaralności z Polski jako obowiązkowego załącznika do wniosku.
Jeśli Twój dokument KRK wymaga Apostille, przeczytaj nasz poradnik:: Jak uzyskać Apostille na polskie zaświadczenie o niekaralności (KRK)
Jak długo trwa uzyskanie zaświadczenia i jak wygląda gotowy dokument?
Przy złożeniu wniosku przez uprawnionego pełnomocnika cały proces trwa zazwyczaj od 2 do 7 dni roboczych. Dostawa kurierska na adres za granicą zajmuje dodatkowo 1–3 dni robocze. W sumie możesz spodziewać się dokumentu w ciągu 1–2 tygodni.
Gotowe zaświadczenie o niekaralności z Polski to kartka formatu A4 z nagłówkiem Ministerstwa Sprawiedliwości, pieczęcią urzędową i podpisem urzędnika. Zawiera Twoje dane osobowe oraz stwierdzenie, czy widniejesz w rejestrze karnym. Jeśli nie masz żadnych wpisów – i tak jest w zdecydowanej większości przypadków – dokument stwierdza to wyraźnie.
Sam certyfikat KRK nie ma wydrukowanej daty ważności. Kraje przyjmujące zazwyczaj oczekują jednak, że dokument będzie pochodził z ostatnich 3–6 miesięcy przed złożeniem wniosku imigracyjnego. Warto więc nie wnioskować o niego zbyt wcześnie.
Jeśli kraj docelowy wymaga Apostille lub tłumaczenia przysięgłego, pełnomocnik może zadbać o oba dokumenty równolegle.
Potrzebujesz tłumaczenia przysięgłego swojego KRK? Sprawdź naszą usługę: Tłumaczenie przysięgłe polskiego zaświadczenia o niekaralności
Przygotowujesz dokumenty do kanadyjskiego Express Entry? Przydatny artykuł: Jak przygotować polskie KRK do programu Express Entry (IRCC)
To nie jest powód do niepokoju
Wymóg dostarczenia zaświadczenia o niekaralności z Polski nie oznacza, że urzędy o coś Cię podejrzewają. To rutynowy dokument administracyjny – taki jak zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami czy kopia aktu urodzenia.
Jeśli mieszkałaś lub mieszkałeś w Polsce i nie masz żadnych wyroków sądowych, zaświadczenie o niekaralności z Polski po prostu to potwierdzi. Nic więcej, nic mniej.
Wiele osób odkłada złożenie wniosku, bo nie wie, jak to zrobić. Przez to opóźniają całą procedurę imigracyjną o tygodnie lub miesiące. Sam dokument jest zwykłym potwierdzeniem stanu faktycznego, który już istnieje.
Podsumowanie – co musisz zapamiętać
- Większość krajów wymaga zaświadczenia o niekaralności z Polski (KRK), jeśli mieszkałeś lub pracowałeś w tym kraju przez wystarczająco długi czas – niezależnie od tego, czy miałeś PESEL, kartę pobytu, czy korzystałeś z ochrony tymczasowej po 2022 roku.
- Elektroniczna droga przez e-KRK jest niedostępna dla większości obcokrajowców za granicą. Brak Profilu Zaufanego, brak PESEL-u i brak akceptacji pliku XML przez urzędy imigracyjne sprawiają, że jedyna skuteczna droga to złożenie wniosku przez upoważnionego pełnomocnika prawnego w Polsce.
- Do uzyskania zaświadczenia o niekaralności z Polski przez pełnomocnika wystarczy paszport. Numer PESEL nie jest wymagany.
- Cały proces trwa zazwyczaj 1–2 tygodnie od momentu przekazania dokumentów, a gotowe zaświadczenie dociera kurierem gdziekolwiek jesteś na świecie.
Potrzebujesz pomocy? Napisz do nas
Lex Corporation pomaga obywatelom Ukrainy i Białorusi uzyskać zaświadczenie o niekaralności z Polski całkowicie zdalnie – w języku ukraińskim, angielskim i polskim. Obsługujemy klientów z Niemiec, Irlandii, Kanady, Australii i wielu innych krajów.